و تختص بالآتي :ـ
- إبداء الرأي في جميع المسائل المتصلة بشئون المقر والإشراف علي المظهر الخارجي والداخلي لمبني الإدارة العامة للجامعة وملحقاتها ليكون علي الوجه اللائق.
- وضع القواعد اللازمة لتنفيذ نظام الحضور والانصراف للعاملين بالجامعة والإشراف علي التطبيق وتنظيم أعمال الخدمات ومتابعة أعمال النوبتجيه وانتظامهم في العمل .
- رسم السياسة العامة لنظام تسجيل البريد الوارد والصادر ومتابعة تنفيذها.
- التقدم بالاقتراحات والتوصيات التي تؤدي الي تطوير العمل بشئون المقر والخدمات الإداريـة والسكرتارية والمحفوظات والحدائق والمسطحات .
- تطبيق اللوائح والقرارات والتعليمات الصادرة في مجال حفظ الوثائق بالجامعة والقيد بالسجلات والكروت والنماذج اللازمة لذلك .
- القيام ببحث كافة المشاكل الإدارية وإيجاد الحلول البديلة لحلها ومتابعتها .
ويتبع الإدارة العامة للشئون الإدارية التقسيمات التنظيمية الآتية :ـ
9/1 ـ إدارة شئون المقر : وتختص بالاتى ـ
- الإشراف علي المظهر العام الخارجي والداخلي لمبني إدارة الجامعة علي الوجه اللائق.
- إقتراح الوسائل والتصميمات المناسبة لاعداد وتجميل المباني من الداخل والخارج ومداخلها بالأسلوب الفني السليم.
- اقتراح تنظيم وتحديد مداخل المباني والممرات وأماكن دخول الأفراد والمركبات علي إعدادها بما بتمشي مـع متطلبات وظروف العمل ومع الذوق السليم والإشراف علي تنفيذ هذه التصميمات ومراعاة الالتزام بهـا
- استغلال الفراغات أمام وحول المباني واقتراح الوسائل المناسبة لذلك .
- اقتراح التخطيط السليم لأنماط الأثاث والمفروشات من مختلف المستويات وذلك لمراعاتها عند تزويد الوحدة بها .
- الاشتراك في تصميم نظام توزيع الإضاءة داخل المباني والإشراف علي تنفيذه .
- اقتراح الأشكال الفنية المناسبة لواجهات المبني في المناسبات القومية والأعياد الوطنية وكافة المناسبات الأخرى والإشراف عـلي تنفيذها .
- الاشتراك في وضع التعديلات المناسبة لمباني الوحدة وأسلوب وضع الفواصل بما يحقق الشكل والحس الجمالي.
- القيام بتشغيل شبكات التليفونات والمعلومات والخطوط داخل مباني الإدارة العامة للجامعة والعمل على صيانتها.
- اقتراح التوزيع الداخلي للاماكن بالاشتراك مع التنظيم والإدارة بالجامعة .
- وضع الدراسات الخاصة بتحديد ألوان الحوائط وأنواع الستائر وألوانها وطريقة تفصيلها وكذلك أنواع المفروشات والسجاد وطرق الإضاءة ودرجتها والتأكد من مطابقتها مع الأصول الفنية .
- القيام بعمليات المرور السنوية على مرافق المبنى واعداد تقرير عن حالتها واقتراح برامج الصيانة المطلوبة لها .
- الاشتراك في إعداد الاحتياجات الخاصة بالأدوات والمهمات اللازمة لمختلف عمليات الصيانة .
- القيام بتسليم وتسلم المواد والمهمات اللازمة لاعمال الصيانة بالمبني .
- القيام بعمليات المرور الدورية علي المفاتيح والتوصيلات الكهربائية والكابلات والأسلاك .
- وضع ترتيب خطوات العمل وأولويات التنفيذ وتوزيع العمل علي عمال الكهرباء والنجارين والسباكة الصحية والنقاشين وعمال المصاعد والتكييف والسويتش وغيرهم ممن يشغلون وظائف تنفيذية لأعمال الصيانة .
- القيام بأعمال الصيانة الخفيفة لمبني الإدارة العامة للجامعة وملحقاته من دورات مياه وغيرها من مرافق أخري.
- 9/2 ـ إدارة الخدمات الداخلية : وتختص بالاتى : ـ
- وضع القواعد اللازمة لتنفيذ نظام الحضور والانصراف للعاملين بالجامعة.
- الاشراف علي تطبيق نظام الحضور والانصراف للعاملين بالجامعة ومراجعة اخطارات الغياب والتأخير ومتابعة إبلاغها لشئون العاملين .
- القيام بأعمال النظافة والخدمة بجميع المكاتب وطوابق مباني إدارة الجامعة وملحقاتها والاستراحات والمخيمات التابعة لها .
- القيام باعمال نظافة الممرات والأرضيات والمكاتب الخاصة بالعاملين بإدارة الجامعة .
- القيام بأعمال نظافة مرافق المبني المختلفة ونقل المكاتب والأثاث من مكان لآخر داخل الجامعة .
- التحقق من نظافة المبني ومرافقة وطوابقه وكذا المفروشات والأثاث وغيرها من المعدات المستخدمة .
- القيام باعمال سداد فواتير التليفونات والكهرباء والغاز والمياه والمباني المؤجرة وكذا متابعة الاتصال بالجهات المعنية بالجامعة .
- التحقق من الاستخدام الأمثل للمياه والكهرباء والغاز ووضع الخطط لترشيد الاستهلاك منها .
- الاشتراك في أعمال تجهيز المؤتمرات والندوات والدورات والاجتماعات الدورية والطارئة وكذلك المناسبات والأعياد الوطنية من أعمال نظافة وخلافة والتعاون مع كافة الإدارات المعينة بتلك المؤتمرات .
- الأشراف علي المقاصف و الكافتيريات الموجودة بالجامعة.
9/3 ـ إدارة السكرتارية والمحفوظات : وتختص بالاتى : -
- الاشتراك مع المسئولين في رسم السياسة العامة لنظام تسجيل البريد الصادر والوارد من وإلي الجامعة .
- استقبال جميع البريد الوارد سواء عن طريق مكاتب البريد أو عن طريق وحدات الجامعة المختلفة وكذلك التسليم باليد ومراجعته علي حوافظ التسليم وقيده في دفاتر قيد الوارد وتسجيله واعطائه أرقام مسلسلة وتسليمه الي المختصين .
- تصدير جميع البريد الصادر الداخلي والخارجي ومراجعته علي سركي التسليم والتوقيع بتسليمه في دفاتر قيد الصادر لتسجيله وإعطائه رقم مسلسل وقيده في سركي التسليم في دفاتر (الموصي عليه ) وتصديره إلى الجهات الموجهة إليه .
- حفظ جميع الخطابات الواردة وصور الخطابات الصادرة والمذكرات والمكاتبات وغيرها والتأكد من وضعها في ملفاتها والاشراف علي حركة تداول الملفات لتيسير الحصول عليها عند طلبها من ذوي الاختصاص ، وبما يؤدي الي صيانة المحفوظات مما قد تتعرض له من عوامل الجو والتلف .
- حفظ جميع الوثائق والمستندات والمكاتبات ذات الأهمية علي نظام الميكروفيلم وميكنة نظم الحفظ والاتصال بالنسبة للبريد الوارد والصادر إلكترونيا من والي الوحدات ذات الصلة والعلاقة (الأرشيف الإلكتروني) .
- متابعة البريد الوارد وذلك علي أساس الـتأكد من أن كل المكاتبات والخطابات التي وردت إلي الجامعة قد تم الرد عليها ، والتأكد من أنها قد حفظت في الملفات المخصصة لهذا الغرض وتذكير المختصين عما لم يتم الرد عليه .
- القيام بأعمال غرف الحفظ وأسلوب العمل وفقا لما تنص عليه لائحة المحفوظات الحكومية ومتابعة تطبيقها وذلك فيما يتعلق بمدد التقادم والجرد والترحيل والاستهلاك للأوراق والسجلات …. الخ .
- القيام أبعمال الطبع لجميع أقسام وإدارات الجامعة والاحتفاظ بصورة منها مرتبة بحيث يمكن الرجوع اليها عند الحاجة .
- إمساك سجل مفهرس للمطبوعات للرجوع إليه عند اللزوم .
- الاشتراك في اللجان التي تتطلبها طبيعة العمل .
- الاحتفاظ بالنسخ الزائدة من القوانين والقرارات وأية مطبوعات أخري في صناديق بحيث يمكن استخراج أي نسخ منها عند الحاجة ومراعاة إعداد دليل لها للرجوع اليها ولإحكام الرقابة والضبط .
- استلام وتوزيع المراسلات العاجلة ومتابعة توزيعها.
9/4 ـ إدارة الحدائق : وتختص بالاتى : -
- إنشاء وتنظيم وتنسيق وصيانة الحدائق بإدارة الجامعة وحداتها المختلفة .
- تربية النباتات وإكثارها وتزويد إدارة الجامعة والاستراحات التابعة لها بما يكفيها0
- تنفيذ العمليات المتعلقة بالحدائق من أعمال التشجير والغرس و أحواض الزينة وتنسيقها بالأسلوب الفني السليم .
- تخطيط الحدائق في الأماكن المستجدة وإنشائها .
- زراعة ما يستجد من حدائق حول المنشآت الجامعية الجديدة .
- تصميم وإنشاء المسطحات الخضراء وما يتبعها من تنفيذ العمليات الفنية والإنشائية علي الطبيعة0
- القيام بأعمال الزراعة اللازمة والتشجير وكل ما يتعلق بالأعمال الفنية .
- العمل علي صيانة المسطحات الخضراء القائمة بحدائق الجامعة وفروعها
- تزيين المكاتب الخاصة برئيس الجامعة والنواب بنباتات الزينة.
- تزيين مداخل الجامعة والطرقات الموجودة داخل المباني بنباتات الزينة وإظهارها بالمظهر اللائق بالإدارة العامة للجامعة.
- تزببن مكاتب الموظفين بنباتات الزينة .
- ضع خطة الموازنة اللازمة لشراء مستلزمات الإدارة من نباتات وأدوات زراعية وأسمدة
- القيام بتجميل أماكن عقد المؤتمرات والندوات وإقامة الاحتفالات والاجتماعات الدورية التي يتم عقدها تحت إشراف ورعاية الإدارة العامة للجامعة ، سواء في مبني الإدارة أو غيرها من القاعات التابعة لها.
و تختص بالآتي :ـ
- إبداء الرأي في جميع المسائل المتصلة بشئون المقر والإشراف علي المظهر الخارجي والداخلي لمبني الإدارة العامة للجامعة وملحقاتها ليكون علي الوجه اللائق.
- وضع القواعد اللازمة لتنفيذ نظام الحضور والانصراف للعاملين بالجامعة والإشراف علي التطبيق وتنظيم أعمال الخدمات ومتابعة أعمال النوبتجيه وانتظامهم في العمل .
- رسم السياسة العامة لنظام تسجيل البريد الوارد والصادر ومتابعة تنفيذها.
- التقدم بالاقتراحات والتوصيات التي تؤدي الي تطوير العمل بشئون المقر والخدمات الإداريـة والسكرتارية والمحفوظات والحدائق والمسطحات .
- تطبيق اللوائح والقرارات والتعليمات الصادرة في مجال حفظ الوثائق بالجامعة والقيد بالسجلات والكروت والنماذج اللازمة لذلك .
- القيام ببحث كافة المشاكل الإدارية وإيجاد الحلول البديلة لحلها ومتابعتها .
-
ويتبع الإدارة العامة للشئون الإدارية التقسيمات التنظيمية الآتية :ـ
9/1 ـ إدارة شئون المقر : وتختص بالاتى ـ
- الإشراف علي المظهر العام الخارجي والداخلي لمبني إدارة الجامعة علي الوجه اللائق.
- إقتراح الوسائل والتصميمات المناسبة لاعداد وتجميل المباني من الداخل والخارج ومداخلها بالأسلوب الفني السليم.
- اقتراح تنظيم وتحديد مداخل المباني والممرات وأماكن دخول الأفراد والمركبات علي إعدادها بما بتمشي مـع متطلبات وظروف العمل ومع الذوق السليم والإشراف علي تنفيذ هذه التصميمات ومراعاة الالتزام بهـا
- استغلال الفراغات أمام وحول المباني واقتراح الوسائل المناسبة لذلك .
- اقتراح التخطيط السليم لأنماط الأثاث والمفروشات من مختلف المستويات وذلك لمراعاتها عند تزويد الوحدة بها .
-
- الاشتراك في تصميم نظام توزيع الإضاءة داخل المباني والإشراف علي تنفيذه .
- اقتراح الأشكال الفنية المناسبة لواجهات المبني في المناسبات القومية والأعياد الوطنية وكافة المناسبات الأخرى والإشراف عـلي تنفيذها .
- الاشتراك في وضع التعديلات المناسبة لمباني الوحدة وأسلوب وضع الفواصل بما يحقق الشكل والحس الجمالي.
- القيام بتشغيل شبكات التليفونات والمعلومات والخطوط داخل مباني الإدارة العامة للجامعة والعمل على صيانتها.
- اقتراح التوزيع الداخلي للاماكن بالاشتراك مع التنظيم والإدارة بالجامعة .
- وضع الدراسات الخاصة بتحديد ألوان الحوائط وأنواع الستائر وألوانها وطريقة تفصيلها وكذلك أنواع المفروشات والسجاد وطرق الإضاءة ودرجتها والتأكد من مطابقتها مع الأصول الفنية .
- القيام بعمليات المرور السنوية على مرافق المبنى واعداد تقرير عن حالتها واقتراح برامج الصيانة المطلوبة لها .
- الاشتراك في إعداد الاحتياجات الخاصة بالأدوات والمهمات اللازمة لمختلف عمليات الصيانة .
- القيام بتسليم وتسلم المواد والمهمات اللازمة لاعمال الصيانة بالمبني .
-
- القيام بعمليات المرور الدورية علي المفاتيح والتوصيلات الكهربائية والكابلات والأسلاك .
- وضع ترتيب خطوات العمل وأولويات التنفيذ وتوزيع العمل علي عمال الكهرباء والنجارين والسباكة الصحية والنقاشين وعمال المصاعد والتكييف والسويتش وغيرهم ممن يشغلون وظائف تنفيذية لأعمال الصيانة .
- القيام بأعمال الصيانة الخفيفة لمبني الإدارة العامة للجامعة وملحقاته من دورات مياه وغيرها من مرافق أخري.
- 9/2 ـ إدارة الخدمات الداخلية : وتختص بالاتى : ـ
- وضع القواعد اللازمة لتنفيذ نظام الحضور والانصراف للعاملين بالجامعة.
- الاشراف علي تطبيق نظام الحضور والانصراف للعاملين بالجامعة ومراجعة اخطارات الغياب والتأخير ومتابعة إبلاغها لشئون العاملين .
- القيام بأعمال النظافة والخدمة بجميع المكاتب وطوابق مباني إدارة الجامعة وملحقاتها والاستراحات والمخيمات التابعة لها .
- القيام باعمال نظافة الممرات والأرضيات والمكاتب الخاصة بالعاملين بإدارة الجامعة .
- القيام بأعمال نظافة مرافق المبني المختلفة ونقل المكاتب والأثاث من مكان لآخر داخل الجامعة .
- التحقق من نظافة المبني ومرافقة وطوابقه وكذا المفروشات والأثاث وغيرها من المعدات المستخدمة .
- القيام باعمال سداد فواتير التليفونات والكهرباء والغاز والمياه والمباني المؤجرة وكذا متابعة الاتصال بالجهات المعنية بالجامعة .
- التحقق من الاستخدام الأمثل للمياه والكهرباء والغاز ووضع الخطط لترشيد الاستهلاك منها .
- الاشتراك في أعمال تجهيز المؤتمرات والندوات والدورات والاجتماعات الدورية والطارئة وكذلك المناسبات والأعياد الوطنية من أعمال نظافة وخلافة والتعاون مع كافة الإدارات المعينة بتلك المؤتمرات .
- الأشراف علي المقاصف و الكافتيريات الموجودة بالجامعة.
-
9/3 ـ إدارة السكرتارية والمحفوظات : وتختص بالاتى : -
- الاشتراك مع المسئولين في رسم السياسة العامة لنظام تسجيل البريد الصادر والوارد من وإلي الجامعة .
-
- استقبال جميع البريد الوارد سواء عن طريق مكاتب البريد أو عن طريق وحدات الجامعة المختلفة وكذلك التسليم باليد ومراجعته علي حوافظ التسليم وقيده في دفاتر قيد الوارد وتسجيله واعطائه أرقام مسلسلة وتسليمه الي المختصين .
- تصدير جميع البريد الصادر الداخلي والخارجي ومراجعته علي سركي التسليم والتوقيع بتسليمه في دفاتر قيد الصادر لتسجيله وإعطائه رقم مسلسل وقيده في سركي التسليم في دفاتر (الموصي عليه ) وتصديره إلى الجهات الموجهة إليه .
- حفظ جميع الخطابات الواردة وصور الخطابات الصادرة والمذكرات والمكاتبات وغيرها والتأكد من وضعها في ملفاتها والاشراف علي حركة تداول الملفات لتيسير الحصول عليها عند طلبها من ذوي الاختصاص ، وبما يؤدي الي صيانة المحفوظات مما قد تتعرض له من عوامل الجو والتلف .
- حفظ جميع الوثائق والمستندات والمكاتبات ذات الأهمية علي نظام الميكروفيلم وميكنة نظم الحفظ والاتصال بالنسبة للبريد الوارد والصادر إلكترونيا من والي الوحدات ذات الصلة والعلاقة (الأرشيف الإلكتروني) .
- متابعة البريد الوارد وذلك علي أساس الـتأكد من أن كل المكاتبات والخطابات التي وردت إلي الجامعة قد تم الرد عليها ، والتأكد من أنها قد حفظت في الملفات المخصصة لهذا الغرض وتذكير المختصين عما لم يتم الرد عليه .
-
- القيام بأعمال غرف الحفظ وأسلوب العمل وفقا لما تنص عليه لائحة المحفوظات الحكومية ومتابعة تطبيقها وذلك فيما يتعلق بمدد التقادم والجرد والترحيل والاستهلاك للأوراق والسجلات …. الخ .
- القيام أبعمال الطبع لجميع أقسام وإدارات الجامعة والاحتفاظ بصورة منها مرتبة بحيث يمكن الرجوع اليها عند الحاجة .
- إمساك سجل مفهرس للمطبوعات للرجوع إليه عند اللزوم .
- الاشتراك في اللجان التي تتطلبها طبيعة العمل .
- الاحتفاظ بالنسخ الزائدة من القوانين والقرارات وأية مطبوعات أخري في صناديق بحيث يمكن استخراج أي نسخ منها عند الحاجة ومراعاة إعداد دليل لها للرجوع اليها ولإحكام الرقابة والضبط .
- استلام وتوزيع المراسلات العاجلة ومتابعة توزيعها.
9/4 ـ إدارة الحدائق : وتختص بالاتى : -
- إنشاء وتنظيم وتنسيق وصيانة الحدائق بإدارة الجامعة وحداتها المختلفة .
- تربية النباتات وإكثارها وتزويد إدارة الجامعة والاستراحات التابعة لها بما يكفيها0
- تنفيذ العمليات المتعلقة بالحدائق من أعمال التشجير والغرس و أحواض الزينة وتنسيقها بالأسلوب الفني السليم .
- تخطيط الحدائق في الأماكن المستجدة وإنشائها .
- زراعة ما يستجد من حدائق حول المنشآت الجامعية الجديدة .
- تصميم وإنشاء المسطحات الخضراء وما يتبعها من تنفيذ العمليات الفنية والإنشائية علي الطبيعة0
- القيام بأعمال الزراعة اللازمة والتشجير وكل ما يتعلق بالأعمال الفنية .
-
- العمل علي صيانة المسطحات الخضراء القائمة بحدائق الجامعة وفروعها
- تزيين المكاتب الخاصة برئيس الجامعة والنواب بنباتات الزينة.
- تزيين مداخل الجامعة والطرقات الموجودة داخل المباني بنباتات الزينة وإظهارها بالمظهر اللائق بالإدارة العامة للجامعة.
- تزببن مكاتب الموظفين بنباتات الزينة .
- ضع خطة الموازنة اللازمة لشراء مستلزمات الإدارة من نباتات وأدوات زراعية وأسمدة
- القيام بتجميل أماكن عقد المؤتمرات والندوات وإقامة الاحتفالات والاجتماعات الدورية التي يتم عقدها تحت إشراف ورعاية الإدارة العامة للجامعة ، سواء في مبني الإدارة أو غيرها من القاعات التابعة لها.