وتختص بالاتى  : -

• الاشتراك مع المسئولين  في رسم السياسة العامة لنظام  تسجيل البريد الصادر والوارد من وإلي الجامعة .

-      استقبال جميع البريد الوارد سواء عن طريق مكاتب البريد أو عن طريق وحدات الجامعة   المختلفة وكذلك التسليم باليد ومراجعته علي حوافظ التسليم وقيده في دفاتر قيد الوارد وتسجيله واعطائه أرقام مسلسلة وتسليمه الي المختصين .

-      تصدير جميع البريد الصادر الداخلي والخارجي ومراجعته علي سركي التسليم والتوقيع بتسليمه في دفاتر قيد الصادر لتسجيله وإعطائه رقم مسلسل وقيده في سركي التسليم في دفاتر (الموصي عليه ) وتصديره إلى الجهات الموجهة إليه .

• حفظ جميع الخطابات الواردة وصور الخطابات الصادرة والمذكرات والمكاتبات  وغيرها والتأكد من  وضعها  في ملفاتها والاشراف علي حركة تداول الملفات لتيسير الحصول عليها عند طلبها من ذوي  الاختصاص ، وبما يؤدي الي صيانة المحفوظات مما قد تتعرض له من عوامل الجو والتلف .
• حفظ جميع الوثائق والمستندات والمكاتبات ذات الأهمية علي نظام الميكروفيلم وميكنة نظم الحفظ والاتصال بالنسبة للبريد الوارد والصادر إلكترونيا من والي الوحدات ذات الصلة والعلاقة (الأرشيف الإلكتروني) .
• متابعة البريد الوارد وذلك علي أساس الـتأكد من أن كل المكاتبات والخطابات التي وردت إلي الجامعة قد تم الرد عليها ، والتأكد من أنها قد حفظت في الملفات المخصصة لهذا الغرض وتذكير المختصين عما لم يتم الرد عليه .

-      القيام بأعمال غرف الحفظ وأسلوب العمل وفقا لما تنص عليه لائحة المحفوظات الحكومية ومتابعة تطبيقها  وذلك فيما يتعلق بمدد التقادم والجرد والترحيل والاستهلاك للأوراق والسجلات …. الخ .

-      القيام بأعمال  الطبع لجميع أقسام وإدارات الجامعة والاحتفاظ بصورة منها مرتبة بحيث يمكن الرجوع اليها عند الحاجة                                                   

-      إمساك سجل مفهرس للمطبوعات للرجوع إليه عند اللزوم .

-      الاشتراك في اللجان التي تتطلبها طبيعة العمل .

-      الاحتفاظ بالنسخ الزائدة من القوانين والقرارات وأية مطبوعات أخري في صناديق بحيث يمكن استخراج أي نسخ منها عند الحاجة ومراعاة إعداد دليل لها للرجوع اليها ولإحكام الرقابة والضبط . 

-      استلام وتوزيع المراسلات العاجلة ومتابعة توزيعها.